Hausmeisterkosten umlegen: was die Betriebskostenverordnung erlaubt

Die Grundregel: Betriebskosten ja, Verwaltung und Instandhaltung nein

Nach § 556 Abs. 1 Satz 1 BGB können die Vertragsparteien vereinbaren, dass der Mieter Betriebskosten trägt. Für die Aufstellung der Betriebskosten gilt die Betriebskostenverordnung (BetrKV) fort (§ 556 Abs. 1 Satz 3 BGB). Umlegen lässt sich also nur, was die BetrKV als Betriebskosten nennt und was der Mietvertrag erfasst.

§ 1 Abs. 1 Satz 1 BetrKV bestimmt den Begriff: Betriebskosten sind die Kosten, die dem Eigentümer oder Erbbauberechtigten „durch das Eigentum oder Erbbaurecht am Grundstück oder durch den bestimmungsmäßigen Gebrauch des Gebäudes, der Nebengebäude, Anlagen, Einrichtungen und des Grundstücks laufend entstehen“.

§ 1 Abs. 2 BetrKV nimmt zwei Gruppen ausdrücklich aus:

• Nr. 1, Verwaltungskosten: „die Kosten der zur Verwaltung des Gebäudes erforderlichen Arbeitskräfte und Einrichtungen, die Kosten der Aufsicht, der Wert der vom Vermieter persönlich geleisteten Verwaltungsarbeit, die Kosten für die gesetzlichen oder freiwilligen Prüfungen des Jahresabschlusses und die Kosten für die Geschäftsführung“.
• Nr. 2, Instandhaltungs- und Instandsetzungskosten: „die Kosten, die während der Nutzungsdauer zur Erhaltung des bestimmungsmäßigen Gebrauchs aufgewendet werden müssen, um die durch Abnutzung, Alterung und Witterungseinwirkung entstehenden baulichen oder sonstigen Mängel ordnungsgemäß zu beseitigen“.

Die Nummern des § 2 BetrKV für den Gebäudeservice

§ 2 BetrKV zählt die Betriebskosten nach Nummern auf. Für Hausmeister, Reinigung und Außenanlagen sind diese Nummern maßgeblich, hier im Wortlaut:

• Nr. 7, Aufzug: „die Kosten des Betriebs des Personen- oder Lastenaufzugs, hierzu gehören die Kosten des Betriebsstroms, die Kosten der Beaufsichtigung, der Bedienung, Überwachung und Pflege der Anlage, der regelmäßigen Prüfung ihrer Betriebsbereitschaft und Betriebssicherheit einschließlich der Einstellung durch eine Fachkraft sowie die Kosten der Reinigung der Anlage“.
• Nr. 8, Straßenreinigung und Müllbeseitigung: „die Kosten der Straßenreinigung und Müllbeseitigung, zu den Kosten der Straßenreinigung gehören die für die öffentliche Straßenreinigung zu entrichtenden Gebühren und die Kosten entsprechender nicht öffentlicher Maßnahmen; zu den Kosten der Müllbeseitigung gehören namentlich die für die Müllabfuhr zu entrichtenden Gebühren, die Kosten entsprechender nicht öffentlicher Maßnahmen, die Kosten des Betriebs von Müllkompressoren, Müllschluckern, Müllabsauganlagen sowie des Betriebs von Müllmengenerfassungsanlagen einschließlich der Kosten der Berechnung und Aufteilung“.
• Nr. 9, Gebäudereinigung und Ungezieferbekämpfung: „die Kosten der Gebäudereinigung und Ungezieferbekämpfung, zu den Kosten der Gebäudereinigung gehören die Kosten für die Säuberung der von den Bewohnern gemeinsam genutzten Gebäudeteile, wie Zugänge, Flure, Treppen, Keller, Bodenräume, Waschküchen, Fahrkorb des Aufzugs“.
• Nr. 10, Gartenpflege: „die Kosten der Gartenpflege, hierzu gehören die Kosten der Pflege gärtnerisch angelegter Flächen einschließlich der Erneuerung von Pflanzen und Gehölzen, der Pflege von Spielplätzen einschließlich der Erneuerung von Sand und der Pflege von Plätzen, Zugängen und Zufahrten, die dem nicht öffentlichen Verkehr dienen“.
• Nr. 14, Hauswart: „die Kosten für den Hauswart, hierzu gehören die Vergütung, die Sozialbeiträge und alle geldwerten Leistungen, die der Eigentümer oder Erbbauberechtigte dem Hauswart für seine Arbeit gewährt, soweit diese nicht die Instandhaltung, Instandsetzung, Erneuerung, Schönheitsreparaturen oder die Hausverwaltung betrifft; soweit Arbeiten vom Hauswart ausgeführt werden, dürfen Kosten für Arbeitsleistungen nach den Nummern 2 bis 10 und 16 nicht angesetzt werden“.

Was aus Nr. 14 für die Abrechnung folgt

Der zweite Halbsatz von Nr. 14 verbietet Doppelansätze: Reinigt der Hauswart das Treppenhaus oder pflegt er den Garten, dürfen diese Arbeitsleistungen nicht zusätzlich unter Nr. 9 oder Nr. 10 abgerechnet werden. Wer mehrere Leistungen von einem Dienstleister bezieht, sollte deshalb schon auf der Rechnung sehen können, welcher Betrag zu welcher Nummer gehört.

Der erste Halbsatz nimmt Instandhaltung, Instandsetzung, Erneuerung, Schönheitsreparaturen und Hausverwaltung aus. Kleinreparaturen durch den Hausmeister fallen damit typischerweise aus der Umlage heraus.

Der Winterdienst ist in § 2 BetrKV nicht ausdrücklich genannt. Unter welche Nummer er fällt, ist eine Frage der Auslegung, die wir hier nicht beantworten. Klären Sie die Einordnung mit Ihrem Mietvertrag und Ihrer Beratung.

Auch eine Baumfällung kann Gartenpflege sein: Nach dem BGH sind die Kosten der Fällung eines morschen, nicht mehr standsicheren Baums grundsätzlich umlagefähige Kosten der Gartenpflege im Sinne von § 2 Nr. 10 BetrKV (Urteil vom 10.11.2021, VIII ZR 107/20).

BGH: pauschale Abzüge, Notdienstpauschale und Kontrollgänge

Pauschaler Abzug. Im Versäumnisurteil vom 20.02.2008 (VIII ZR 27/07) hat der BGH entschieden: „Nimmt der Vermieter bei den Kosten des Hauswarts einen pauschalen Abzug nicht umlagefähiger Verwaltungs-, Instandhaltungs- und Instandsetzungskosten vor, genügt ein schlichtes Bestreiten des Mieters. Dem Vermieter obliegt es in diesem Fall, die Kosten nachvollziehbar so aufzuschlüsseln, dass die nicht umlagefähigen Kosten herausgerechnet werden können.“

Notdienstpauschale. Im Urteil vom 18.12.2019 (VIII ZR 62/19) lautet der Leitsatz: „Bei einer an den Hausmeister entrichteten Notdienstpauschale handelt es sich nicht um umlagefähige Betriebskosten, sondern um vom Vermieter zu tragende Verwaltungskosten.“ Die Pauschale vergüte „die als Verwaltungstätigkeiten einzuordnende Entgegennahme von Störungsmeldungen und erforderlichenfalls die Veranlassung von Reparaturmaßnahmen durch Dritte“. Ob das innerhalb oder außerhalb der üblichen Geschäftszeiten geschieht, ist für die Einordnung gleichgültig (Rn. 20).

Kontrollgänge. Im selben Urteil (Rn. 18 und 19) ordnet der BGH Wartungs-, Reinigungs- und Pflegetätigkeiten sowie routinemäßige Kontrollen, die „ohne konkreten Anlass“ in bestimmten Intervallen stattfinden, als umlagefähig ein. Als Beispiele nennt er unter anderem:

• Rettungs- und Fluchtwege sind nicht zugestellt
• Außentüren schließen, Abflüsse sind frei
• die Beleuchtung der Gemeinschaftsflächen funktioniert
• haustechnische Anlagen sind in ordnungsgemäßem Zustand, Glasbereiche ohne Schäden
• Einweisung von Handwerkern bei umlagefähigen Wartungs-, Reinigungs- oder Gartenarbeiten
• Verkehrssicherung (Frostschutz, Brandschutz)
• Überwachung von Treppenhausreinigung, Winterdienst und Ruhezeiten

Wirtschaftlichkeit und Belegeinsicht nach § 556 BGB

§ 556 Abs. 3 Satz 1 BGB: „Über die Vorauszahlungen für Betriebskosten ist jährlich abzurechnen; dabei ist der Grundsatz der Wirtschaftlichkeit zu beachten.“ Die Abrechnung ist spätestens bis zum Ablauf des zwölften Monats nach Ende des Abrechnungszeitraums mitzuteilen (Satz 2), danach ist eine Nachforderung grundsätzlich ausgeschlossen (Satz 3). Einwendungen muss der Mieter bis zum Ablauf des zwölften Monats nach Zugang der Abrechnung mitteilen (Satz 5).

Wer einen Verstoß gegen das Wirtschaftlichkeitsgebot behauptet, muss ihn darlegen und beweisen: Nach dem BGH trägt der Mieter die Darlegungs- und Beweislast. Der Hinweis, ein Kostenansatz liege über einem überregional ermittelten Durchschnitt für vergleichbare Wohnungen, genügt dafür nicht (Urteil vom 06.07.2011, VIII ZR 340/10).

§ 556 Abs. 4 BGB: „Der Vermieter hat dem Mieter auf Verlangen Einsicht in die der Abrechnung zugrundeliegenden Belege zu gewähren. Der Vermieter ist berechtigt, die Belege elektronisch bereitzustellen.“ Der Absatz wurde durch das Vierte Bürokratieentlastungsgesetz vom 23.10.2024 eingefügt und gilt seit dem 01.01.2025. Für Verwaltungen heißt das: Rechnungen und Leistungsnachweise sollten so vorliegen, dass sie sich elektronisch weitergeben lassen.

Einordnung: der Betriebskostenspiegel des Deutschen Mieterbunds

Der Deutsche Mieterbund (DMB) hat am 18.12.2025 seinen 17. Betriebskostenspiegel veröffentlicht, Abrechnungsjahr 2024. Datenbasis sind nach Angaben des DMB tausende Abrechnungen mit rund 12,4 Millionen Quadratmetern Mietwohnfläche. Die Werte in der Liste unten sind bundesweite Durchschnitte je Quadratmeter Wohnfläche und Monat.

Der DMB betont selbst, dass sich mit diesen Werten keine einzelne Abrechnung verbindlich überprüfen lässt; eine Abweichung ist nur Anlass, genauer hinzusehen. Das passt zur Rechtsprechung: Ein Vergleich mit einem überregionalen Durchschnitt allein reicht nicht, um Unwirtschaftlichkeit darzulegen (VIII ZR 340/10).

• Hauswart, wenn Gebäudereinigung, Gartenpflege oder Winterdienst nicht separat abgerechnet werden: 0,37 Euro
• Hauswart, wenn diese Leistungen separat abgerechnet werden: 0,21 Euro
• Gebäudereinigung: 0,21 Euro
• Aufzug (Betriebsstrom, Wartung, Prüfung, Reinigung, Notruf, ohne Reparaturen): 0,20 Euro
• Gartenpflege: 0,15 Euro

Checkliste: woran Sie eine abrechenbare Rechnung erkennen

Aus den Regeln oben ergibt sich, was eine Rechnung für Hausmeister, Reinigung und Außenanlagen enthalten sollte, damit die Verwaltung ohne eigene Schätzung abrechnen kann. Die Liste ist eine Orientierung, keine Rechtsberatung.

Die Richtpreise von Clean Clever für diese Leistungen finden Sie auf der Preisseite.

• Leistungen nach Tätigkeiten getrennt, nicht als Einheitspauschale: Reinigung, Pflege und routinemäßige Kontrollgänge auf der einen Seite, Reparaturen, Instandsetzung und Verwaltungsaufgaben auf der anderen
• Notdienstbereitschaft als eigene Position, weil eine an den Hausmeister gezahlte Notdienstpauschale nach VIII ZR 62/19 zu den Verwaltungskosten zählt
• Zuordnung jeder Position zu einer Nummer des § 2 BetrKV, ohne dieselbe Arbeitsleistung doppelt unter Nr. 14 und Nr. 9 oder Nr. 10 anzusetzen
• Kontrollgänge mit festem Intervall und Prüfpunkten, damit erkennbar ist, dass sie ohne konkreten Anlass stattfinden
• Leistungszeitraum und Objekt eindeutig, damit die Rechnung vor Ablauf der Zwölfmonatsfrist der Abrechnung zugeordnet werden kann
• Rechnungen und Leistungsnachweise als Datei, damit der Vermieter die Belege elektronisch bereitstellen kann (§ 556 Abs. 4 Satz 2 BGB)